Nueva tendencia: la cocreación de eventos (Última parte)

La cocreación de experiencias (en inglés, experience co-creation) es un nuevo paradigma en el que las principales competencias no están localizadas en la cadena de valor, sino en el punto de interacción entre el cliente y la empresa organizadora de eventos.

Sobre la base de una serie de respuestas difundidas en la primera parte de esta columna se genera una primera reunión, donde el “cliente” debe transferir esa información al “organizador”, y se analizarán opciones creativas y de todas las variables que hacen al evento.

· Presentación de proyecto y presupuesto:
El organizador trabaja en función de todas esas premisas, y prepara un proyecto con una propuesta económica, que deberá ser conversada con el equipo de la empresa cliente.

· Reuniones de feedback:
Éste es uno de los momento centrales de la cocreación, la etapa mas rica de todo el proceso: cuando “se va y se viene” con opiniones, se toma conocimiento de las preferencias que tiene cada jugador y es el momento en que ambas partes hacen que el proyecto nazca. Aquí se define la hoja de ruta: hacia dónde vamos, cómo y cuándo llegaremos.

· Reuniones preevento:
Con el proyecto aprobado y la visión de lo que deseamos que ocurra, se trabaja en dar forma al evento. Coordinar reuniones con proveedores, realizar ensayos, visitas al predio, etc., son algunas de las actividades de esta etapa, que puede durar meses o días (dependiendo de la antelación con que se planifique y se organice la actividad).

· Evento:
Es el “Día D”, en donde todo el equipo, ya en forma conjunta, trabaja codo a codo con el único objetivo de que todo salga tal como fue planificado y cocreado. Aquí todo fluye, y todos disfrutan de la adrenalina de hacer lo que les apasiona.

Puede haber imprevistos, sí, pero basados en la relación que construyó el equipo de cocreadores, éste los afrontará. La visión conjunta será mucho más fuerte que cualquier imprevisto. Esta etapa es acción pura.

· Posevento:
Cuando ya la gente se fue y las luces se apagaron, comienza una nueva etapa muy importante, en donde el equipo cocreador debe poder analizar qué y cómo pasó todo.

Generalmente se realizan como mínimo dos reuniones: la primera en forma inmediatamente posterior al evento, en donde todos brindan sus impresiones en caliente. La otra, que se efectúa unos días después, cuando todos tienen mucha más objetividad, precisión e información para compartir lo acontecido.

Como cierre, podemos decir que una vez que el organizador de eventos comprende que hay “otro” para trabajar, no hay vuelta atrás. Hay un antes y un después, en el que el evento es un resultado conjunto. Cada uno tendrá diferentes tareas para hacer, pero todos estamos ahí, para el otro, cocreando, reconociendo al profesional por su “saber hacer” y al cliente por su “hacer”.

*Presidente de Kaizen Eventos Corporativos